30 روز اول کار شما بعنوان مدیر

نویسنده : چری بیکر- شرکت مشاوره امرجنس

ترجمه: بابک سلطانپور

روز بزرگی برای شما فرا رسیده است و به سمت مدیریت منصوب شده اید. فرقی نمی کند که اولین تجربه مدیریتی شما باشد یا اینکه سابقه مدیریتی داشته باشید.30 روز اول بسیار مهم است چرا که برداشت هایی که از شما خواهد شد و برداشت هایی که شما از شغل و محیط و مسئولیت های جدید خواهید داشت عمدتاً بر اساس تجربیات 30 روز اول خواهند بود.
- نظر کارکنانتان نسبت به شما چه خواهد بود؟
- آیا از نظر آنها شما مدیر قابل اعتمادی هستید؟
- آیا شما فردی با کارایی فوق العاده بالا خواهید بود؟
- نظر رئیس تان راجع به شما چه خواهد بود؟
در این مقاله راه کارهایی جهت موفقیت شما در این 30 روز ارائه شده است.

قبل از اینکه شروع به کار کنید.
 
1- یک نسخه کپی از شرح وظایف خودتان و کارکنان جدیدتان تهیه و مطالعه کنید.
2- شماره تلفن مدیر قبلی را گرفته و در مورد نقاط ضعف و قوت تیم و سازمانتان صحبت کنید.
3- از هر کجا که می توانید اطلاعاتی در مورد اهداف ،رقبا و ارزشهای سازمان بدست آورید.
4- یک دفترچه یادداشت مخصوص تهیه کنید.پس از شروع کار باید مشاهدات خود را هر روز (حداقل روزی 3-2 پاراگراف) بمدت 30 روز یادداشت کنید.می توانید در کامپیوتر خود هم فایلی برای این منظور در نظر گرفته و مطالب را تایپ و ذخیره کنید.
 
در 72 ساعت اول
 
1- قرار ملاقاتی با رئیس جدیدتان بگذارید.از او بپرسید انتظاراتش از شما و تیمتان چیست.از او بخواهید 2 یا 3 هدفی که با دست یابی به آنها در سازمان متمایز خواهید شد را بگوید.
2- در بخش خود قدم بزنید و با یک یک کارکنانتان به معارفه و گفتگوهای دوستانه بپردازید.به آنها بگویید علاقه مندید که نظرشان را در مورد وضعیت کارها بدانید و اینکه  می خواهید ظرف 2 هفته آینده یک جلسه خصوصی با آنها داشته باشید.
3- روابط خوبی با مدیران بخش های دیگر بویژه مدیر منابع انسانی برقرار کنید.به آنها بگویید برایتان مهم است که نظرشان را در مورد کارهایی که می توان برای بهبود بخش خود انجام داده تا برای کل سازمان مفید تر باشید را بدانید.
4- از مدیران همکار خود بپرسید که در کدام جلسات لازم است شرکت کنید.سپس تاریخ ها را در سررسید خود یادداشت کنید.از آنها بخواهید شما را به همکاران دیگر معرفی کنند.سعی کنید هر روز با تعداد بیشتری از کارکنان آشنا شوید.اسم تک تک اعضاء تیمتان را حفظ کنید.
 
در هفته اول
 
1- روند اجرایی امور در بخش خود را بدقت تحت نظر بگیرید و یاد بگیرید چگونه این کارها انجام می شوند.هرگونه سوال دارید بپرسید.
2- گفتگوهای غیررسمی خود را با کارکنانتان در مورد راه های افزایش کارایی بخش ادامه دهید.با استفاده از اطلاعات کسب شده لیستی از نقاط قوت و ضعف تهیه کنید.
3- گهگاه به بخش منابع انسانی رفته و پرونده پرسنلی افراد تیمتان را مطالعه کنید تا با عملکرد آنها در گذشته بیشتر آشنا شوید.
 
4- جلسات اختصاصی را با تک تک پرسنل شروع کنید.سوالات اساسی زیر را از آنها بپرسید:
-         چه کارهایی در این بخش بصورت خوب وقابل قبول انجام می شود؟
-         چه کارهایی در این بخش بصورت قابل قبول انجام نمی شود؟
-         اهداف شخصی وبرنامه آینده کاری شما چیست؟
 
* در طول 90% زمان جلسات فقط شنونده باشید.
5- لیستی از مسائلی که برایتان مبهم مانده راتهیه کنید تا در آینده پاسخ آنها را بیابید.
 
در هفته دوم
 
1- تا پایان این هفته باید جلسات اختصاصی با کلیه کارکنان تیمتان را تمام کرده و پاسخ سوالهای ذیل را بدانید:
-         از نظر کارکنان نقطه قوت بخش شما چیست ؟
-         از نظر کارکنان چه فرایند هایی نیاز به کار بیشتری دارند؟
-         از نظر خودتان کدامیک از افراد تیمتان نیاز به کمک دارند تا وظایف خودرا بهتر انجام دهند؟
-         آیا اطلاعاتی که از کارکنانتان به شما رسیده با اطلاعاتی که از مدیران سایر بخش ها و همچنین رئیستان کسب کرده اید مطابقت دارند؟
2- با استفاده از اطلاعاتی که کسب کرده اید لیست برنامه پروژه های کوتاه مدت  اولویت بندی شده برای 6 ماه پیش رو را تهیه کنید.قرار ملاقاتی با رئیستان بگذارید و نظرش را در باره لیست بپرسید.
3- اولین جلسه گروهی با کل اعضاء تیمتان را برگزار کنید.در این جلسه موارد ذیل مطرح شود:
-         از اعضاء تیم بخاطر ایده هایشان تشکر کنید.
-         خلاصه ای از اطلاعات جمع آوری شده و همچنین برنامه هایی که بر اساس این اطلاعات تهیه شده را به اطلاع جمع برسانید.
-         توقعات خودتان را از جمع بصورت کاملاً واضح بیان کنید.( برای مثال اگر در جلسات اختصاصی با تک تک اعضاء شنیده اید که یکی از نقاط ضعف تیم این است که اعضاء در جلسات گاهاً بدون دلیل غیبت یا تاخیر دارند، می توانید همین مساله را مطرح کرده  از جمع بخواهید از این به بعد در کلیه جلسات گروهی حضور منظم داشته باشند)
 
تا پایان هفته سوم
 
1- زمان آن فرا رسیده که برنامه پروژه های کوتاه مدت اولویت بندی شده برای 6 ماه اول(که مورد قبول کارکنان و همچنین رئیسان است) به مرحله اجرا درآید.
2- در این هفته باید راه حلی که برای یکی از مشکلات اصلی پیدا کرده اید را با رئیستان مطرح کنید.
3- نظرتان درباره عملکرد کارکنانتان را بصورت بازخورد مثبت برایشان بیان کنید.حداقل با 3 نفر از کارکنانتان در این هفته صحبت کنید.به آنها بگویید چه کارهایی را خیلی خوب انجام می دهند.
4- اگر متوجه شده اید که چند نفر از کارکنانتان بالقوه توان بالایی برای انجام پروژه های جدید و ابتکاری دارند.حتماً با آنها صحبت کنید و بر اساس تجربیات گذشته خودتان و البته با مشارکت کارکنان پروژه هایی را که مد نظر دارید تعریف کنید.
5-  به ارتباطات درون گروهی بپردازید.سعی کنید شناخت بیشتری از اعضاء تیمتان پیدا کنید.
6- مفهوم اثربخشی را برای اعضاء تیمتان شرح دهید.به آنها بگویید فقط کارایی بالا کافی نیست بلکه باید نتیجه عملکرد بخش شما برای کل سازمان مفید باشد.
 
هفته آخر
 
1-  در پایان روز سی ام از کارکنانتان، مدیران سایر بخش ها و همینطور رئیستان بپرسید نظرشان راجع به عملکرد شما چگونه است.
2- لیستی از دستاوردهای تیمتان در طول یک ماه گذشته (ریز ودرشت)تهیه کرده و به همکارانتان نشان دهید.
3- به لیست مسائلی که برایتان مبهم بود مراجعه کنید.(این لیست را در هفته اول تهیه کرده بودید).آیا هنوز هم برایتان مبهم هستند؟ اکنون می توانید با دید بازتری به آنها فکر کنید.
4- یک روز هفته را برای برگزاری جلسات هفتگی داخلی تعیین کنید.در این جلسات ضمن قرار گرفتن در جزئیات امور می توانید پیشرفت پروژه ها را ارزیابی کنید.
5-  اهداف سالانه را برای خودتان و تیمتان تعیین کنید.این کار را حتماً انجام دهید حتی اگر چنین چیزی در سازمان رسم نباشد.
6- پروژه های فنی میان مدت برای 90 روز آینده را در راستای اهداف سالانه تنظیم کنید.
7- تبریک می گوییم.شما 30روز اول را با موفقیت پشت سر گذاشته اید.